Die 5 wichtigsten Schritte beim Onboarding von Mitarbeitenden

Die Candidate Experience ist alles. Wenn ein Bewerber den Prozess durchlaufen und das Stellenangebot angenommen hat, war seine Erfahrung bis hierhin höchstwahrscheinlich positiv. Doch Ihre Arbeit als einstellende Führungskraft endet nicht mit dem Arbeitsvertrag. Der Onboarding-Prozess ist der letzte Schritt der Talentakquise und gleichzeitig oft der erste Schritt der Talententwicklung. Um Begeisterung, Loyalität und Vertrauen aufzubauen, muss das Onboarding positiv und konstruktiv gestaltet sein – so schaffen Sie ein solides Fundament für den Platz Ihres neuen Mitarbeiters im Unternehmen.

Wie sieht der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende aus? Wir haben einige Best Practices zusammengestellt.

Best Practices für das Onboarding von Mitarbeitenden

Schritt 1: Den ersten Tag organisieren

Um von Anfang an alles richtig zu machen, ist ein gut geplanter erster Tag essenziell. Obwohl die spezifischen Bedürfnisse je nach Branche variieren, enthält jede Onboarding-Checkliste einige gemeinsame Punkte: den Zugang zu Systemen sicherstellen, Freigaben für Tools und Programme einrichten, Ausweise ausstellen etc. Indem Sie das Fundament für einen gelungenen ersten Tag legen, hinterlassen Sie einen guten Eindruck – sowohl von Ihren organisatorischen Fähigkeiten als Führungskraft als auch vom Unternehmen als Arbeitgeber.

Schritt 2: Einzelgespräche (One-on-Ones) ansetzen

Der Aufbau geschäftlicher Beziehungen ist die Basis für eine erfolgreiche Teamdynamik. Einzelgespräche sind dafür zu einem festen Bestandteil der modernen Arbeitswelt geworden. Sie geben dem neuen Teammitglied die Möglichkeit, die Erfahrungen anderer im Unternehmen auf entspannte und menschliche Weise kennenzulernen, was das Einleben in die Unternehmenskultur erleichtert. Buchen Sie Gespräche über alle Ebenen hinweg – von Kolleginnen und Kollegen über Führungskräfte bis hin zu Personen aus anderen Abteilungen –, um ein vollständiges Bild der Organisation zu vermitteln. Achten Sie dabei darauf, die Person nicht mit zu vielen Gesichtern auf einmal zu überfordern.

Schritt 3: Einen „Buddy“ bestimmen

Das Buddy-System eignet sich nicht nur für Schulausflüge: Es ist ein wertvolles Werkzeug für Führungskräfte, um neuen Mitarbeitenden das Einfinden in die Nuancen der neuen Rolle zu erleichtern. Wählen Sie jemanden aus, dessen Aufgabenbereich eng mit dem des Neuzugangs verwandt ist oder sich überschneidet, und der dafür sorgt, dass sich das neue Teammitglied willkommen fühlt. Ein Buddy nimmt den ersten Tagen und Wochen die Förmlichkeit, baut Vertrauen auf und schafft eine entspannte Atmosphäre, in der Fragen leichter gestellt werden können.

Schritt 4: Erwartungen klären

Einer der wichtigsten Schritte im Onboarding ist das Definieren klarer Erwartungen. Die Einarbeitungszeit sollte dem Lernen und Eingewöhnen in angemessenem Tempo gewidmet sein – Erwartungsmanagement ist hierbei zentral. Machen Sie transparent, welche konkreten Aufgaben und Projekte nach der Einarbeitung anstehen, identifizieren Sie Lernchancen und vermitteln Sie, dass das Team bei Bedarf unterstützt. In dieser Phase können auch die Ergebnisse von Persönlichkeitstests besprochen werden, um einen individuellen Talententwicklungsplan zu erstellen.

Schritt 5: Meilensteine und Ziele setzen

Schließlich ist es – wie bei jeder guten Strategie – wichtig, für die Zukunft zu planen und realistisch erreichbare Ziele festzulegen. Die Ergebnisse des Persönlichkeitstests sollten dabei durch die Brille der Rolle und Organisation betrachtet werden, um diese Zielsetzung zu schärfen. Je nach Position und Unternehmen kann hierbei auch die Unterstützung professioneller Coaches – etwa aus dem Hogan Coaching Network – in Anspruch genommen werden.

Was kann am ersten Tag erreicht werden? In der ersten Woche? Im ersten Monat? Nach drei Monaten? Nach einem Jahr? Das Schlüsselwort lautet: erreichbar. Zu hoch gesteckte Ziele führen zu Misserfolgen und setzen ein negatives Signal. Realistische und fundierte Meilensteine vermitteln dem neuen Mitarbeiter hingegen bei jedem Fortschritt ein Erfolgsgefühl.

Fazit

Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine neue Person optimal einarbeiten, versetzen Sie sich am besten in deren Lage: Welche konkreten Strategien machen den Übergang reibungslos? Vergessen Sie nicht, dass dies eine neue Erfahrung in einem neuen Umfeld mit neuen Menschen ist. Seien Sie geduldig, pflegen Sie die Beziehung und statten Sie den Neuzugang mit allem aus, was für einen selbstbewussten Start erforderlich ist.