Lass uns über Meetings sprechen!

Wir alle haben wohl schon einmal einen Team-Call mit dem Gedanken verlassen: „Was für eine Zeitverschwendung!“. Das passiert häufig, weil viele Meetings nicht effektiv durchgeführt werden.

Kürzlich war Steven Rogelberg in Zürich zu Gast, um seine Forschungsergebnisse und praktischen Ratschläge für eine effiziente Meeting-Kultur zu teilen. Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse unserer Personalreferentin Constance Tournier im Nachgang dieser hochkarätigen Konferenz:

📄 Agenda: Erstelle immer vorab eine klare Agenda und teile sie mit allen Teilnehmenden. Formuliere die Punkte als Fragen statt als Themen. So wird sichergestellt, dass alle die Struktur und den Inhalt des Meetings verstehen. Gibt es nichts Substanzielles zu besprechen – sage das Meeting einfach ab!

Sitzungsleitung: Bestimme für jedes Meeting eine verantwortliche Person für die Leitung. Eine Sitzungsleitung ist entscheidend, um Struktur und Fokus zu wahren.

📨 Einladungen: Lade zielgerichtet ein. Vermeide es, zu viele Personen einzuladen – es geht um Effizienz, nicht um FOMO (Fear of Missing Out / die Angst, etwas zu verpassen). Lade nur diejenigen ein, deren Anwesenheit unerlässlich ist.

🗨️ Chat-Funktion: Stelle sicher, dass sich alle einbezogen fühlen. Ermutige bei virtuellen Meetings ruhigere Teilnehmende zur Mitwirkung, indem du ihnen erlaubst, sich über die Chat-Funktion einzubringen.

Zoom-Müdigkeit: Wenn du unter Zoom-Müdigkeit leidest, zeigt die Forschung, dass dies oft damit zusammenhängt, dass man sich ständig selbst auf dem Bildschirm sieht. Nutze die Option „Selbstansicht ausblenden“ (erreichbar über die drei Punkte bei deinem Video). Lass deine Kamera jedoch eingeschaltet, um ein Gefühl von Präsenz zu fördern.

🕐 Wichtige Informationen: Fessle die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden, indem du die wichtigsten Informationen innerhalb der ersten fünf Minuten des Meetings ansprichst.

Freiraum zwischen Meetings: Vermeide Meetings direkt nacheinander (Back-to-Back). Gib dir nach jeder Sitzung Zeit zum Nachdenken, Verarbeiten und für Nachbereitungen (30 Minuten).

Indem du diese Tipps beherzigst, kannst du Meetings in produktive und gewinnbringende Erfahrungen verwandeln. Machen wir jedes Meeting zählbar!