Recruiting-Biases – Interview mit Julia

Könnten Sie uns in wenigen Worten Ihren Werdegang und Ihre Rolle als Recruiterin beschreiben?

Mein Name ist Julia, und ich bin in Genf, Schweiz, geboren. Ich habe einen Bachelor in Arbeitspsychologie an der Universität Genf absolviert, inklusive eines Austauschs in Madrid, gefolgt von einem Master in Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Neuchâtel. Mein Ziel war es schon immer, eine dynamische, menschliche Dimension mit der Unternehmenswelt zu verbinden. Während meines Masters hatte ich die Gelegenheit, ein Praktikum bei einer Personalvermittlung zu machen, die mich später fest eingestellt hat. Ich blieb dort anderthalb Jahre, was mir ermöglichte, den Beruf des Recruiters zu entdecken. Später kontaktierte mich Michael Page mit einer Möglichkeit in ihrer größeren, bekannten Agentur. Ich sah darin eine große Chance zum Lernen und Wachsen, also sagte ich zu. Seit 2023 bin ich bei Michael Page im Bereich administrative und HR-Positionen tätig. Ich rekrutiere für administrative und HR-Rollen auf allen Senioritätsstufen, über den privaten und öffentlichen Sektor, das Bankwesen, den Handel, Immobilien und sogar Architekturbüros hinweg. Jeder Sektor hat spezifische Anforderungen, und es ist spannend, die passende Besetzung für jedes Umfeld zu finden. In unserer Abteilung sind wir zu zweit: Ich kümmere mich um Festanstellungen, während sich meine Kollegin auf temporäre Verträge konzentriert.

Was sind die wichtigsten Schritte des Recruiting-Prozesses in Ihrem Unternehmen?

In meiner Arbeit reicht es nicht aus, darauf zu warten, dass Kunden auf uns zukommen. Wir müssen Unternehmen auch aktiv ansprechen, da es essenziell ist, sich von anderen Agenturen abzuheben. Der Aufbau und die Pflege eines Kundenportfolios ist ein entscheidender Teil unseres Jobs. Konkret: Sobald ein Kunde einen Bedarf hat, kontaktiere ich ihn, um die Stelle zu besprechen, und wenn möglich, treffe ich mich persönlich mit ihm (zum Beispiel auf einen Kaffee oder zum Mittagessen). Das hilft mir, seine Erwartungen besser zu verstehen. Dann verfasse ich eine Stellenbeschreibung und veröffentliche sie, um Kandidaten anzusprechen. Innerhalb von 24 bis 48 Stunden erhalte ich oft bis zu 500 Bewerbungen, die ich filtere, um die geeignetsten Profile auszuwählen. Von dort aus treffe ich mich mit den in die engere Wahl gezogenen Kandidaten und präsentiere dem Kunden auf Basis definierter Kriterien (Gehalt, Kündigungsfrist, Standort, Sprachkenntnisse, Erfahrung und Soft Skills) eine Shortlist von 4 bis 5 Kandidaten. Ich koordiniere auch die Interviews mit dem Kunden und bereite die Kandidaten vorab vor, um sicherzustellen, dass sie gut vorbereitet sind. Wir betrachten unsere Kandidaten als „Schätze“ und sind bestrebt, den Interviewprozess für sie so reibungslos wie möglich zu gestalten. Meine Rolle besteht also darin, als Bindeglied zwischen dem Kunden und dem Kandidaten zu agieren.

Was bedeutet der Begriff „Bias“ für Sie in einem Vorstellungsgespräch?

Bias kann jeden betreffen, egal ob es sich um den Kandidaten oder den Berater handelt. Beispielsweise könnte ein Kandidat versuchen, sich den Erwartungen des Recruiters anzupassen, um perfekt für den Job zu wirken. Auf der Seite des Recruiters überzeugen wir uns vielleicht selbst davon, dass ein Kandidat ideal ist, selbst wenn wir Bedenken haben. Das ist mir schon einmal passiert – ich wollte so sehr, dass ein Profil „das Richtige“ ist, dass ich einige Warnsignale übersehen habe, was spätere Konsequenzen hatte. Ein Beispiel für einen Bias ist der Similarity Bias (Ähnlichkeits-Bias), bei dem wir dazu neigen, einen Kandidaten zu bevorzugen, mit dem wir Interessen oder Persönlichkeitsmerkmale teilen. Das kann unser Urteilsvermögen trüben, da wir uns von den rein fachlichen Anforderungen der Stelle entfernen.

Verlassen Sie sich in einem Interview mehr auf Ihre Intuition oder auf einen strukturierten Ansatz?

Das hängt weitgehend vom Sektor ab, für den wir rekrutieren. Beispielsweise sind in Bereichen wie dem Bauwesen oder der IT technische Fähigkeiten von zentraler Bedeutung, sodass die Bewertung standardisierter abläuft. In meinem Bereich sind jedoch Soft Skills oft entscheidender. Dies erfordert eine Balance zwischen Struktur und Intuition: Einerseits muss ich die technischen Fähigkeiten rigoros bewerten, verlasse mich aber auch auf meine Intuition, um festzustellen, ob die Person kulturell gut zum Unternehmen passt. Ich stelle Fragen wie „Wie würden Sie sich selbst beschreiben?“, „Wie sind Sie im Alltag?“ oder sogar „Wo sind Sie geboren?“ und „Haben Sie Familie?“ – immer mit Taktgefühl, um deren Privatsphäre zu respektieren. Mein Ziel ist es zu verstehen, wer die Person jenseits ihres beruflichen Hintergrunds ist.

Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie während eines Interviews einen potenziellen Bias erkannt haben? Wie sind Sie damit umgegangen?

Zwei Monate nach meinem Eintritt bei Michael Page hatte ich eine Stelle in einem Handelsunternehmen zu besetzen, was ein sehr dynamischer und anspruchsvoller Sektor ist. Ich traf eine qualifizierte Kandidatin, die mir klar sagte, dass sie ein weniger stressiges Umfeld suche. Aufgrund eines Mangels an geeigneten Profilen entschied ich mich jedoch, sie vorzustellen, in der Annahme, sie würde sich vielleicht anpassen. Sie hielt nur drei Wochen durch. Dieser Fehlschlag machte mir klar, dass ich mein Urteil verzerrt hatte, indem ich versuchte, mich selbst davon zu „überzeugen“, dass sie geeignet war – ein Selektions-Bias aufgrund des Mangels an Kandidaten. Ich musste dann einen Ersatz für diese Stelle finden und habe diesen Fehlschlag als Lernerfahrung mitgenommen.

Haben Sie beim Screening von Lebensläufen schon einmal darüber nachgedacht, Namen oder Fotos auszublenden, um Biases zu vermeiden?

Die Idee ist interessant, aber in der Realität fehlt uns oft die Zeit, Bewerbungen zu anonymisieren. Darüber hinaus können Biases bereits bei der Kriteriendefinition des Kunden entstehen. Beispielsweise äußern manche Kunden Präferenzen wie den Wunsch nach einer weiblichen Kandidatin, die in der Schweiz lebt, speziell in Genf, und keine Kinder hat. In diesen Fällen halte ich eine gewisse Balance: Ich treffe mich mit allen potenziell interessanten Kandidaten, selbst wenn einige Details nicht exakt mit den Kriterien übereinstimmen. Manchmal präsentiere ich einen Kandidaten, der diese Erwartungen nicht vollständig erfüllt, wenn sein Profil wirklich herausragend ist.

Haben Sie jemals geschlechtsspezifische Biases während Vorstellungsgesprächen beobachtet?

Ja, ich habe festgestellt, dass Frauen, wenn sie sich selbst beschreiben, häufiger Eigenschaften wie Empathie, Menschenorientierung und Sanftheit hervorheben. Männer hingegen neigen dazu, technische Fähigkeiten wie Reaktionsschnelligkeit, Geschwindigkeit und lösungsorientiertes Denken zu nennen, und sie betonen selten persönliche Qualitäten. Bei Senior-Rollen, wie etwa dem HRBP, sehe ich auch, dass eine 50-jährige Frau mit einer starken Erfolgsbilanz eher dazu neigt, ihre technischen Fähigkeiten zu betonen.

Wie nutzt Ihr Unternehmen standardisierte Tests bei der Personalauswahl?

Wir haben dieses Jahr eine Testplattform eingerichtet, die hauptsächlich auf Wunsch des Kunden genutzt wird (in etwa 30 % der Fälle bei mir). Meistens handelt es sich um Persönlichkeitstests, wir haben aber auch Zugang zu technischen Tests. Die Ergebnisse werden als PDF-Bericht an den Kunden und manchmal an den Kandidaten gesendet, wenn dieser Feedback wünscht. Tests können ein Vorteil oder ein Hindernis sein, je nachdem, wie der Kunde die Ergebnisse interpretiert. Es ist essenziell, einen relevanten Test zu verwenden, sich aber nicht ausschließlich darauf zu verlassen, um Entscheidungen zu treffen.

Wenn Sie einen idealen KI-Recruiter erschaffen könnten, welche Werte und Fähigkeiten würden Sie ihm einflößen?

Ich würde das aktive Zuhören betonen. Oft neigen wir dazu, unsere eigenen Erwartungen in die Antworten des Kandidaten hineinzuprojizieren, während es essenziell ist, wirklich zuzuhören. Ich denke auch, dass Geduld und Empathie ideale Qualitäten sind, da sie wichtig sind, um die Persönlichkeit des Kandidaten in all ihrer Komplexität zu verstehen.

Wird das Thema Bias im Recruiting bei Michael Page ausreichend thematisiert? Was könnte verbessert werden?

Ich denke, für einen Berufseinsteiger im Recruiting könnte eine Schulung zu Biases nützlich sein, obwohl Michael Page dies derzeit nicht anbietet. Zu viel Sensibilisierung könnte jedoch auch unsere Spontanität einschränken. Meiner Ansicht nach werden wir erst durch Erfahrung wirklich auf Biases aufmerksam und lernen, mit ihnen umzugehen. Beispielsweise hatte ich eine Kandidatin, die von sich behauptete, für jede Art von Position offen zu sein – sei es in einer kleinen Anwaltskanzlei mit fünf Personen oder in einer HR-Abteilung von fünf Personen innerhalb einer Bank. Sie verstand die Absagen nicht, die sie erhielt, also erklärte ich ihr, dass sie zu versuchen schien, in jede Rolle zu „passen“, ohne eine echte Präferenz zu äußern. Das half ihr, ihre Ziele zu klären und ihre Jobsuche besser zu fokussieren.