Parlons des réunions d'équipe!

Nous avons tous quitté un appel d’équipe à un moment donné en pensant : « Quelle perte de temps ! ». Cela arrive souvent parce que de nombreuses réunions ne sont pas menées de manière efficace.

Récemment, Steven Rogelberg est venu à Zurich pour partager ses recherches et ses conseils pratiques sur la manière de mener des réunions efficacement. Voici les principaux enseignements de notre Personality Guide, Constance Tournier, à la suite de cette conférence:

📄 Agenda : Créez toujours un agenda clair à l’avance et partagez-le avec tous les participants. Formulez-le sous forme de questions plutôt que de sujets. Cela permet à chacun de comprendre la structure et le contenu de la réunion. S’il n’y a rien de substantiel à discuter, annulez la réunion !

🫅 Leader de l’équipe : Désignez un leader pour chaque réunion. Un leader est essentiel pour maintenir la structure et l’objectif de la réunion.

📨 Invitations : Soyez intentionnel avec vos invitations. Évitez d’inviter trop de monde – il s’agit d’efficacité, pas de FOMO. Invitez uniquement ceux dont la présence est essentielle.

🗨️ Fonction de chat : Assurez-vous que tout le monde se sente inclus. Pour les réunions virtuelles, encouragez la participation des personnes plus discrètes en leur permettant de contribuer via la fonction de chat.

🪞 Fatigue Zoom : Si vous ressentez de la fatigue liée à Zoom, les recherches montrent que cela est souvent dû au fait de se voir constamment à l’écran. Utilisez l’option « masquer l’auto-visualisation » (accessible via les trois points près de votre vidéo). Cependant, gardez votre vidéo activée pour favoriser un sentiment de présence.

🕐 Informations importantes : Attirez l’attention des participants en abordant les informations les plus critiques dans les cinq premières minutes de la réunion.

🫸 Espace de réunion : Évitez les réunions successives. Accordez-vous du temps pour réfléchir, traiter et faire un suivi après chaque session (30 minutes).

En adoptant ces conseils, vous pouvez transformer vos réunions en expériences productives et significatives. Faisons en sorte que chaque réunion compte !